Tugas dan tanggung jawab administrasi perkantoran – Secara umum, tugas seorang admimistrasi perkantoran adalah melakukan perencanaan, pengarahan, pengorganisasian dan pengawasan di suatu manajemen perusahaan. Bisa dibilang, administrasi perkantoran menjadi penggerak agar tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya bisa tercapai.
Selain itu, administrasi perkantoran juga dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan dan pengendalian hingga penyelenggaraan secara tertib pekerjaan administrasi di kantor atau perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi.
Table of Contents
Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran
Pada dasarnya profesi sebagai administrasi perkantoran memiliki banyak fungsi, antara lain :
Fungsi Rutinan
Ini adalah fungsi administrasi perkantoran yang butuh pemikiran minimal mencakup penggadaan dan pengarsipan. Fungsi tersebut biasanya dilaksanakan staff administrasi yang memiliki tugas atas kegiatan administrasi setiap harinya.
Fungsi Teknis
Adapun fungsi lain dari administrasi perkantoran di suatu perusahaan adalah membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan yang memadai. Contohnya, bisa menggunakan beberapa program aplikasi di PC atau komputer kantor. Fungsi tersebut biasanya dilakukan oleh pekerja administrasi yang ikut tergabung dalam departemen teknologi informasi khususnya.
Fungsi Analisis
Adapun jenis fungsi lain dari pekerjaan sebagai administrasi perkantoran adalah fungsi analisis. Ini adalah fungsi yang butuh pemikiran yang lebih kreatif dan kritis, juga disertai pula dengan kemampuan untuk mengambil keputusan. Contohnya, membuat dan melakukan analisis laporan serta membuat keputusan pembelian.
Fungsi analisis sendiri biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertugas mensupport keputusan yang akan dibuat atasan.
Fungsi Interpersonal
Fungsi berikut ini membutuhkan penilaian dan analisis yang baik sebagai dasar pengambilan keputusan, dan keterampilan yang masih berkaitan dengan orang lain, seperti melakukan koordinasi team proyek.
Fungsi interpersonal biasanya dilakukan oleh staff administrasi perusahaan sebagai jenjang karir sebelum akhirnya naik menjadi manajer di perusahaan atau organisasi.
Fungsi Manajerial
Fungsi yang terakhir ini butuh perencanaan, pengorganisasian, pemotivasian dan pengukuran yang cukup baik. Contohnya dalam pembuatan anggaran atau evaluasi karyawan. Biasanya fungsi tersebut dilakukan staff setingkat manajer yang bertugas terhadap pelaksanaannya sistem dan juga prosedur administrasi.
Penting untuk diketahui, menjadi seorang administrasi perkantoran bukan perkara mudah, pasalnya memiliki banyak tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan serta diselesaikan setiap harinya. Adapun tugas dan tanggung jawab administrasi perkantoran kurang lebihnya seperti berikut ini.
Melayani Pelaksaan Pekerjaan Operasional
Hal ini bertujuan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan pokok sehingga bisa mencapai tujuan organisasi. Selain itu, administrasi perkantoran juga bertanggung jawab dalam menyediakan berbagai informasi penting yang dibutuhkan oleh pemimpin perusahaan.
Menyediakan Informasi Bagi Pemimpin Organisasi
Tugas lain seorang administrasi perkantoran adalah menyediakan keterangan bagi para pemimpin organisasi atau perusahaan untuk pengambilan keputusan, maupun melakukan tindakan secara tepat dan cepat. Seorang administrasi perkantoran juga bertugas membantu pimpinan perusahaan dalam membuat keputusan dan juga melaksanakan tindakan. Selain itu, administrasi perkantoran juga bertanggung jawab atas perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Melakukan Fungsi Pengawasan
Melakukan fungsi pengawasan terhadap semua urusan perkantoran dan administrasi untuk memastikan apa berbagai SOP organisasi, limit waktu dan kualitasnya bisa terlaksana sesuai ketentuan. Selain itu, seorang administrasi perkantoran juga bertugas mengkomunikasikan kebijakan dan tahapan prosedur yang telah dibiat kepada karyawan.
Pada dasarnya ada beberapa tujuan keberadaan administrasi perkantoran di sebuah perusahaan, antara lain :
- Membuat pencatatan dan laporan dengan biaya yang dapat diminimalkan
- Memberikan keterangan secara lengkap yang diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
- Memberikan pekerjaan ketatausahaan dengan baik
Demikian informasi seputar tugas dan tanggung jawab administrasi perkantoran yang bisa kami bagikan. Semoga bermanfaat.