Tugas dan Tanggung Jawab Guest Service Agent

Guest Service Agent merupakan bagian di sebuah hotel yang bekerja untuk menerima tamu. Tugas dan tanggung jawab Guest Service Agent sangat banyak dan tergantung bagian yang diambil atau diberikan kepadanya.

Banyak istilah yang mengacu pada bagian Guest Service Agent dalam industri perhotelan seperti Front Desk Office, Front Desk Agent, Front Desk Clerk, Receptionist Agent, dan yang lainnya. Selengkapnya tentang bagian ini dalam industri perhotelan akan kami ulas dalam uraian berikut!

Tugas dan Tanggung Jawab Guest Service Agent

Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab Guest Service Agent di antaranya :

Front Office Agent

Tugas dari Front Office Agent di antaranya yaitu :

• Menempatkan, menyeleksi, melatih dan mengevaluasi bagian pelayanan dan bertanggung jawab terhadap tamu yang berkunjung ke hotel
• Memastikan agar semua staff mampu menguasai software yang digunakan oleh perusahaan terkait untuk mengurusi dan memberikan layanan terhadap tamu dan pelanggan yang datang ke hotel
• Melatih dan menjaga agar staf selalu disiplin dengan memberikan peringatan dan atau sanksi bagi setiap staf yang melanggar
• Meningkatkan produktivitas dan prestasi staf dalam memberikan pelayanan terhadap tamu hotel
• Memberikan apresiasi dan reward khusus bagi staf yang berprestasi
• Mampu bekerjasama secara harmonis dengan departemen sales dan juga marketing yang berkaitan dengan upselling dan penanganan tamu secara khusus
• Mengorganisir dan menyambut tamu VIP
• Menangani komplain tamu atau pelanggan yang tidak diselesaikan oleg staff yang bekerja di bawahnya

Assistant Front Office Agent

Untuk asisten, akan bekerja dengan tugas dan tanggung jawab berikut :

• Membantu pekerjaan Front Office Agent, Receptionist, Concierge dan juga operator telepon menangani pekerjaannya
• Membuat jadwal kerja untuk staf front office, apalagi jika sistem kerjanya shift
• Membantu operasional di Front Office
• Mengarahkan dan atau mensupervisi pekerjaan concierge dan receptionist
• Menangani segala hal yang berkaitan dengan tamu yang membutuhkan bantuan

Head of reception atau front desk supervisor

Bagian head of reception atau front desk supervisor dalam sebuah perusahaan memiliki beberapa tugas berikut ini :

• Memimpin pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan menerima tamu dan menjual proses registrasi
• Mengatasi segala macam permasalahan yang terjadi di bagian front desk
• Mengatur tata cara penyambutan tamu utamanya tamu VIP
• Mengatur penggunaan material serta segala macam yang berkaitan dengan piranti administrasi Front Desk

Receptionist

Tugas serta tanggung jawab seorang receptionist di antaranya :

• Menyambut tamu atau pelanggan yang datang di bagian Front Desk dengan ramah dan sopan
• Membuat registrasi tamu
• Check in tamu
• Atas uang depost yang diserahkan oleh tamu dicatat secara terperinci untuk nantinya diserahkan dan dilaporkan
• Entry data tamu yang sudah melakukan check in dalam satu laporan harian
• Menghitung dan bertanggung jawab terhadap uang transaksi selama melakukan tugas di hari tersebut

Ya, bagian dari Guest Service Agent sangat banyak sehingga masing – masing bagian yang tergabung ke dalam Guest Service Agent industri perhotelan pun berbeda  – beda dan harus terbagi secara merata. Sementara secara umum, wewenang yang dimiliki sebagai berikut :

• Sebagai wakil manajemen untuk menyelesaikan berbagai masalah
• Memberikan informasi yang berkaitan dengan kebutuhan tamu hotel
• Bertindak sebagai record keeper atau penyimpan data yang berkaitan dengan segala macam data sumber dan pusat penyimpanan data yang berkaitan dengan kegiatan harian perusahaan
• Wakil hubungan masyarakat yang harus berperan aktif sebagai orang yang berhubungan dengan masyarakat utamanya tamu yang datang ke kantor
• Dapat menjadi internal public relations yang memberikan citra baik kepada tamu kantor
• Berperan untuk mengoordinasikan pelayanan informasi dan kegiatan dari departemen lain

Persyaratan yang Harus Anda Penuhi Untuk Menjadi Seorang Guest Service Agent

Ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi sebagai seorang Guest Service Agent di antaranya :

• Mampu bersikap ramah terhadap pengunjung hotel
• Berjiwa penolong
• Suka dengan kerapihan dan kebersihan yang ditunjukkan dengan penampilan dan cara mengelola pekerjaannya
• Lulusan Perhotelan lebih diutamakan
• Mampu bekerja secara professional
• Memiliki kepribadian yang menyenangkan
• Dapat menangani setiap masalah dengan kepala dingin
• Dapat bekerja secara tim

Demikian informasi tentang tugas dan tanggung jawab Guest Service Agent. Semoga informasi yang kami berikan di atas menjadi informasi yang memberikan manfaat penuh untuk Anda yang membaca.