Tugas dan Tanggung Jawab Ajudan – Ajudan adalah seseorang yang memiliki tugas untuk memeriksa dan jadwal pimpinan, melakukan koordinasi dengan instansi terkait, menyiapkan presentasi, membuat notulensi rapat dan membuat laporan kegiatan pimpinan.
 |
| Tugas dan Tanggung Jawab Ajudan |
Tugas dan Tanggung Jawab Ajudan
Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab menjadi seorang Ajudan adalah sebagai berikut:
- Ajudan bertugas untuk melakukan pemeriksaan jadwal kegiatan pimpinan sesuai dengan prosedur yang berlaku agar pelaksanaan tugas dapat terlaksana dengan baik
- Tugas selanjutnya adalah melakukan koordinasi dengan bagian patwal mengenai rute perjalanan sesuai dengan agenda class
- Selain itu mereka juga akan diberikan tugas untuk mengatur jadwal sesuai dengan agenda dan melakukan koordinasi dengan staf yang terkait dengan jadwal pimpinan
- Melakukan koordinasi dengan instansi-instansi lain yang terkait dengan jadwal pimpinan juga perlu dilakukan
- Mengatur jadwal kerja pimpinan jika ada perubahan mendadak dari jadwal yang telah ditentukan
- Menerima dan mencatat pesan yang masuk, baik melalui media telepon maupun email, yang kemudian pesan tersebut nantinya akan diberikan kepada pimpinan perusahaan
- Menerima tamu dengan baik, kemudian menanyakan pada mereka maksud kedatangannya dan memberikan informasi tersebut kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan serta mengatur jadwal pertemuan tamu dengan pimpinan
- Menyiapkan dan menyimpan data yang diperlukan oleh pimpinan untuk suatu kegiatan secara teratur dan rapi sehingga nantinya mudah ditemukan pada saat dibutuhkan
- Membuat konsep surat balasan dan data konfirmasi dan instansi lain yang terkait dengan acara atau jadwal kegiatan pimpinan
- Membuat agenda surat masuk dan keluar serta melakukan distribusi ke instansi-instansi yang bersangkutan
- Mengingatkan kepada pimpinan jika ada rapat, acara dan kegiatan yang akan segera dilaksanakan atau dihadiri oleh pimpinan agar sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
- Menyiapkan presentasi serta pendukung kegiatan rapat
- Membuat notulensi rapat
- Melakukan dokumentasi pimpinan
- Membuatkan laporan hasil kegiatan yang nantinya akan dijadikan sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban
- Melaksanakan kegiatan lain atas perintah dari pimpinan
Demikian informasi tentang Tugas dan Tanggung Jawab Ajudan. Semoga informasi ini dapat bermanfaat.