Tugas dan Tanggung Jawab Admin Ekspedisi

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Ekspedisi

Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab menjadi seorang Admin Ekspedisi adalah sebagai berikut:

1. Mengambil data penerimaan barang kedalam sistem ERP
2. Melakukan tugas administratif seperti membuat dokumen pendistribusian/collection/ filling
3. Mengkompilasi laporan ketidaksesuaian dan mengekspresikan penutupan dari perbedaan produk
4. Memperbaharui dan mengkompilasi laporan bulanan terkait dengan bagian logistik
5. Melakukan pemeliharaan dan pembaharuan catatan persediaan dan lokasi barang
6. Menjawab panggilan masuk dan pengambilan pesan
7. Mengirimkan kode tagihan dan melakukan cek permintaan
8. Membuat log data yang berkaitan dengan bagian administrasi logistik ke dalam sistem pengiriman
9. Menyiapkan dokumentasi pengiriman dan menjaga hubungan baik dengan para agen pengiriman (transportasi atau pengangkut)
10. Ikut terlibat dalam proses pengadaan dan pemrosesan pesanan
11. Ikut berinteraksi dengan para pelanggan sehubungan dengan jadwal bagian dan pengiriman yang mempertahankan basis data klien
12. Mempertahankan faktur database kinerja vendor
13. Menyiapkan catatan pengiriman yang nantinya akan diberikan ke agen lapangan untuk memastikan pengiriman dan korespondensi yang tepat waktu
14. Ikut berinteraksi dengan para pemasok eksternal yang terkait dengan pengiriman sample untuk rekan departemen organisasi saat sedang mengambil cuti atau tidak hadir
15. Ikut mengembangkan dan melakukan pemeliharaan hubungan dengan departemen teknik untuk pergerakan barang atau barang perbaikan
16. Melakukan interaksi dengan pemasok eksternal dan internal sehubungan dengan penyampaian catatan umum bersamaan dengan tugas kantor
17. Ikut berpartisipasi dalam kegiatan administrasi yaitu mencatat penjualan internal dan prosedur
18. Menerima dan memastikan kualitas dan kuantitas barang sudah sesuai
19. Melacak dan memperlancar proses pembelian barang
20. Membuat dan melakukan pemeliharaan kontrak dengan vendor dan pelanggan untuk memastikan pengiriman barang secara tepat waktu
21. Melakukan interaksi dengan para penyedia layanan logistik pihak ketiga
22. Melakukan audit biaya dan mendokumentasikan audit
23. Memastikan keakuratan semua persediaan barang
24. Menjaga komunikasi dengan para staff gudang untuk memastikan tatanan kerja yang dilakukan sudah benar
25. Melakukan peninjauan ulang tagihan, faktur dan pesanan pembelian
26. Memastikan semua pembayaran telah diproses tepat waktu
27. Membantu pelanggan dengan cara menanggapi semua pertanyaan mereka
28. Memperbaharui informasi pengiriman dalam database
29. Mengatur file secara manual dan elektronik
30. Memantau dan memfasilitasi perintah perbaikan
31. Melakukan koordinasi pengiriman untuk item yang diperbaiki atau dikembalikan
32. Memastikan gudang memiliki ruangan yang cukup untuk pengiriman masuk
33. Memastikan semua item telah diberikan tag atau nomer dengan benar 34. Bertanggung jawab dalam pembuangan barang yang dirasa tidak berguna atau telah dalam keadaan rusak
34. Menerapkan prosedur keselamatan dalam menggunakan kendaraan transportasi atau pengangkutan pengiriman
35. Melakukan rekonsiliasi penerimaan pengiriman

Persyaratan yang harus Anda penuhi untuk bisa menjadi seorang Admin Ekspedisi

1. Memiliki pengalaman dalam bidang administrasi dan memasukan data (data entry)
2. Bisa menggunakan Microsoft Office (Word dan Excel)
3. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
4. Bisa bekerja mandiri maupun dengan tim
5. Mampu bekerja dibawah tekanan
6. Bisa menjaga sikap (attitude)