Tugas dan Tanggung Jawab Admin Ekspedisi – Admin Ekspedisi adalah seseorang yang memiliki tugas untuk menyiapkan dokumentasi pengiriman dan melakukan pengembangan hubungan baik dengan para agen pengiriman (transportasi atau pengangkut), terlibat dalam pengadaan dan pemrosesan pesanan. Mereka juga ikut serta melakukan interaksi dengan pelanggan sehubungan dengan jadwal bagian dan pengiriman yang mempertahankan basis data klien.
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Ekspedisi
Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab menjadi seorang Admin Ekspedisi adalah sebagai berikut:
- Mengambil data penerimaan barang kedalam sistem ERP
- Melakukan tugas administratif seperti membuat dokumen pendistribusian/collection/ filling
- Mengkompilasi laporan ketidaksesuaian dan mengekspresikan penutupan dari perbedaan produk
- Memperbaharui dan mengkompilasi laporan bulanan terkait dengan bagian logistik
- Melakukan pemeliharaan dan pembaharuan catatan persediaan dan lokasi barang
- Menjawab panggilan masuk dan pengambilan pesan
- Mengirimkan kode tagihan dan melakukan cek permintaan
- Membuat log data yang berkaitan dengan bagian administrasi logistik ke dalam sistem pengiriman
- Menyiapkan dokumentasi pengiriman dan menjaga hubungan baik dengan para agen pengiriman (transportasi atau pengangkut)
- Ikut terlibat dalam proses pengadaan dan pemrosesan pesanan
- Ikut berinteraksi dengan para pelanggan sehubungan dengan jadwal bagian dan pengiriman yang mempertahankan basis data klien
- Mempertahankan faktur database kinerja vendor
- Menyiapkan catatan pengiriman yang nantinya akan diberikan ke agen lapangan untuk memastikan pengiriman dan korespondensi yang tepat waktu
- Ikut berinteraksi dengan para pemasok eksternal yang terkait dengan pengiriman sample untuk rekan departemen organisasi saat sedang mengambil cuti atau tidak hadir
- Ikut mengembangkan dan melakukan pemeliharaan hubungan dengan departemen teknik untuk pergerakan barang atau barang perbaikan
- Melakukan interaksi dengan pemasok eksternal dan internal sehubungan dengan penyampaian catatan umum bersamaan dengan tugas kantor
- Ikut berpartisipasi dalam kegiatan administrasi yaitu mencatat penjualan internal dan prosedur
- Menerima dan memastikan kualitas dan kuantitas barang sudah sesuai
- Melacak dan memperlancar proses pembelian barang
- Membuat dan melakukan pemeliharaan kontrak dengan vendor dan pelanggan untuk memastikan pengiriman barang secara tepat waktu
- Melakukan interaksi dengan para penyedia layanan logistik pihak ketiga
- Melakukan audit biaya dan mendokumentasikan audit
- Memastikan keakuratan semua persediaan barang
- Menjaga komunikasi dengan para staff gudang untuk memastikan tatanan kerja yang dilakukan sudah benar
- Melakukan peninjauan ulang tagihan, faktur dan pesanan pembelian
- Memastikan semua pembayaran telah diproses tepat waktu
- Membantu pelanggan dengan cara menanggapi semua pertanyaan mereka
- Memperbaharui informasi pengiriman dalam database
- Mengatur file secara manual dan elektronik
- Memantau dan memfasilitasi perintah perbaikan
- Melakukan koordinasi pengiriman untuk item yang diperbaiki atau dikembalikan
- Memastikan gudang memiliki ruangan yang cukup untuk pengiriman masuk
- Memastikan semua item telah diberikan tag atau nomer dengan benar 34. Bertanggung jawab dalam pembuangan barang yang dirasa tidak berguna atau telah dalam keadaan rusak
- Menerapkan prosedur keselamatan dalam menggunakan kendaraan transportasi atau pengangkutan pengiriman
- Melakukan rekonsiliasi penerimaan pengiriman
Persyaratan yang harus Anda penuhi untuk bisa menjadi seorang Admin Ekspedisi
- Memiliki pengalaman dalam bidang administrasi dan memasukan data (data entry)
- Bisa menggunakan Microsoft Office (Word dan Excel)
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
- Bisa bekerja mandiri maupun dengan tim
- Mampu bekerja dibawah tekanan
- Bisa menjaga sikap (attitude)
Demikian informasi tentang Tugas dan Tanggung Jawab Admin Ekspedisi. Semoga informasi ini dapat bermanfaat.