Tugas Dan Tanggung Jawab Admin Purchasing – Admin Purchasing adalah seseorang yang bekerja pada bidang retail yang memiliki tugas untuk membeli barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Posisi ini berada dibawah naungan procurement, yang bertanggung jawab dalam penggandaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Table of Contents
Tugas Dan Tanggung Jawab Admin Purchasing
Berikut ini adalah beberapa tugas dan tanggung jawab menjadi seorang Admin Purchasing:
1. Melakukan pembelian barang
Setelah barang-barang yang dibutuhkan perusahaan telah selesai disusun oleh bagian staff procurement, seorang Admin Purchasing akan melakukan pembelian barang tersebut. Jumlah barang yang dibeli akan disesuaikan dengan biaya yang disediakan oleh perusahaan. Pada saat melakukan pembelian barang, haruslah dikontrol dengan teliti terkait dengan, jumlah dan kualitas barang yang dibeli.
2. Memastikan barang yang dipesan tiba tepat waktu
Setelah melakukan pemesanan barang, Admin Purchasing juga harus memantau proses pengirimannya. Hal ini bertujuan agar barang yang telah dipesan bisa sampai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Tanpa adanya pemantauan, barang yang telah dipesan bisa saja datang terlambat, hal ini tentu dapat mempengaruhi kinerja perusahaan.
3. Menerima kedatangan barang dan mengecek kualitasnya
Setelah barang yang dibeli telah sampai, Admin Purchasing harus melakukan pengecekan kondisi barang tersebut. Apakah barang dalam kondisi baik atau tidak. Jika ditemukan ada kerusakan barang, maka Admin Purchasing bertanggung jawab untuk mengurus pengembalian barang.
4. Melakukan pembayaran barang
Tugas seorang Admin Purchasing yang selanjutnya adalah melakukan pembayaran atas barang yang dibeli pada vendor atau supplier. Dalam proses ini dibutuhkan ketelitian yang tinggi, karena ini menyangkut masalah keuangan. Biasanya Admin Purchasing tidak bekerja sendiri untuk melakukan hal ini, tapi mereka akan bekerja sama dengan staff keuangan perusahaan.
5. Mendokumentasikan Faktur, Purchase Order, Work Order, dan Invoice
Seorang Admin Purchasing juga bertugas untuk mendokumentasikan bentuk faktur, purchase order, work order dan invoice pembelian barang. Semua dokumen ini akan diperlukan nantinya saat Admin Purchasing membuat laporan keuangan atas pembelian barang yang telah dilakukan. Jika salah satu dokumen ini ada yang hilang, bisa saja dapat menimbulkan kecurigaan atas adanya penyelewengan dana.
6. Membuat laporan atas pembelian yang dilakukan
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa Admin Purchasing akan diminta juga untuk membuat laporan atas barang yang sudah dibeli. Secara garis besar, laporan yang dibuat berisikan daftar barang apa saja yang telah dibeli, lengkap dengan jumlah dan rincian harga tiap barang tersebut. Laporan yang telah dibuat nantinya akan diberikan ke para petinggi perusahaan.
7. Melakukan kontrol atas ketersediaan barang
Tanggung jawab seorang Admin Purchasing adalah melakukan kontrol ketersediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengawasi penggunaan barang, serta menganalisis kapan kiranya barang akan habis dan kapan barang tersebut harus dibeli kembali.
8. Menjalin hubungan baik dengan para vendor atau supplier
Seorang Admin Purchasing harus bisa menjalin hubungan baik dengan para vendor atau supplier tempat mengambil barang. Dengan menjalin hubungan baik dengan para vendor, maka perusahaan bisa saja mendapatkan keuntungan berupa harga yang lebih terjangkau.
Semoga informasi tentang Admin Purchasing ini dapat bermanfaat. Terima kasih atas kunjungannya. Baca juga informasi menarik dari blog ini ya…See you