Tugas Dan Tanggung Jawab Account Payable Staff – Account Payable Staff adalah seseorang yang memiliki tugas untuk melakukan koordinasi dengan supply chain, melakukan analisis terhadap pembelian, mencatat dan membayarkan pembelian serta membuat neraca pembelian.
Tugas Dan Tanggung Jawab Account Payable Staff
Berikut ini adalah beberapa tugas dari seorang Account Payable Staff:
1. Melakukan koordinasi dengan bagian yang terkait dengan Supply Chain (Sales, Vendor, Warehouse, Purchasing dan Produksi)
Didalam bagan perusahaan, proses pembelian selalu melibatkan banyak pihak seperti Sales, Vendor, Warehouse, Purchasing dan Produksi, siklus ini biasanya disebut dengan Supply Chain (Rantai Suplai). Seorang Account Payable Staff harus benar-benar memahami Supply Chain ini, karena merekalah yang akan memastikan keberadaan barang sebelum melakukan pembayaran. Mereka juga yang akan melakukan koordinasi dengan bagian yang terkait dengan Supply Chain. Dengan memahami hal tersebut, mereka akan dapat bekerja lebih mudah dan lebih cepat.
2. Melakukan Analisis terhadap kegiatan pembelian (Purchasing)
Seorang Staff Account Payable juga bertugas untuk melakukan pengecekan ulang dokumen-dokumen pembelian yang ada pada bagian Purchasing. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kesalahan kedepannya. Purchase Order (PO) yang sudah disahkan oleh Manager Pembelian harus dicek ulang, karena terkadang metode pembayaran produk yang dipesan berbeda-beda.
3. Melakukan pencatatan dokumen pembelian
Adapun segala sesuatu yang berkaitan dengan proses pembelian harus dibayar, maka seorang Staff Account Payable harus mencatat hal tersebut. Hal ini bertujuan agar kedepannya tidak terjadi kekeliruan, maka keputusan dapat diambil dari fakta yang ada.
4. Melakukan pembayaran terhadap pembelian yang sudah absah sesuai dengan perjanjian
Jika beberapa tugas diatas sudah dilakukan, maka tugas dari seorang Staff Account Payable yang selanjutnya adalah melakukan pembayaran. Ada 3 bentuk pembayaran pada umumnya, yaitu:
- Pembayaran CAD (Cash After Delivery) : Pembayaran ini dilakukan jika barang sudah diterima oleh perusahaan
- Pembayaran CBD (Cash Before Delivery) : Pembayaran ini dilakukan sebelum barang diterima perusahaan
- Pembayaran 2 Tahap, Down Payment (DP) dan pelunasan : Pembayaran ini dilakukan secara bertahap, pembayaran tahap awal sebagai bentuk tanda jadi barang dibeli, pembayaran pelunasan dilakukan pada saat barang yang dipesan sudah diterima oleh perusahaan.
5. Membuat laporan dan Neraca Pembelian
Seorang Staff Account Payable juga memiliki tugas membuat laporan dan neraca pembelian setiap minggu atau bulanan yang akan diserahkan kepada bagian supervisor AR atau Manager AR.
Berikut ini adalah beberapa tanggung jawab dari seorang Account Payable Staff:
- Memastikan keseimbangan cashflow perusahaan, hal ini dapat dilakukan jika melakukan koordinasi secara menyeluruh dengan bagian Supply Chain atau Rantai Supply
- Memastikan dokumen dan arsip yang berkaitan dengan pembelian telah dianalisis dan dicek dengan baik
- Memastikan segala perbaikan yang dilakukan oleh perusahaan tercatat dengan baik
- Memastikan pembayaran barang yang telah diterima atau belum diterima sudah dilakukan
- Memastikan laporan mingguan dan bulanan terkait dengan pembelian dilaporkan pada manager supervisor untuk dipertanggung jawabkan
Kualifikasi yang harus dipenuhi untuk bisa menjadi seorang Account Payable Staff
Untuk bisa menjadi seorang Account Payable Staff, Anda harus memiliki setidaknya gelar sarjana dibidang akuntansi dan memiliki pengalaman minimal 1 tahun. Kandidat yang memiliki pendidikan yang lebih rendah juga bisa diterima, asalkan sudah memiliki pengalaman dibidang ini.
Keahlian yang harus dimiliki oleh Account Payable Staff
Karena seorang Account Payable Staff bekerja dibidang finance atau keuangan, tentunya kandidat harus memiliki tingkat ketelitian yang baik. Selain ketelitian, kandidat juga harus bisa melakukan analisis dan bisa melakukan komunikasi dengan baik.
Semoga informasi tentang Account Payable Staff ini dapat bermanfaat. Terima kasih atas kunjungannya.