Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Tugas dan tanggung jawab general affair – General affair adalah salah satu posisi pekerjaan dalam perusahaan yang memiliki tugas untuk mengurus bagian operasional kantor secara rutin maupun kegiatan operasional yang tidak terduga. Segala urusan yang menyangkut kepentingan perusahaan harus selalu ada kejelasan, baik dari tujuan maupun prospek kedepannya. Kejelasan tersebut harus dapat dibuktikan dengan dokumen maupun kenyataan, oleh karena itu perusahaan membutuhkan divisi khusus yang disebut dengan General Affair (GA).

Tugas General Affair

General Affair akan lebih fokus dalam memberikan pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan, untuk memastikan kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit. General Affair akan fokus dalam pelayanan aset dan pembelian yang mencakup maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya.

Tugas dan Tanggung Jawab Menjadi General Affair (GA)

Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab menjadi seorang General Affair. Simak informasinya berikut ini.

1. Melakukan Pembelian Aset Secara Rutin

General Affair tidak hanya akan ditugaskan untuk membeli aset perusahaan yang sifatnya semi permanen seperti printer, PC ataupun beberapa aset yang akan mendukung kegiatan operasional perusahaan. Namun mereka juga akan diminta untuk membeli aset yang dibutuhkan secara rutin setiap bulan seperti air minum, alat tulis kantor (ATK), kertas, tinta printer dan beberapa barang lainnya yang dibutuhkan secara berkala.

2. Melakukan Pembayaran Secara Rutin

General Affair nantinya juga akan diminta untuk membayar listrik, air, telepon, jaringan internet secara rutin. Untuk itu, sebelumnya General Affair harus membuatkan estimasi dana yang akan dikeluarkan, yang tentunya estimasi dana ini akan berpatokan pada pengeluaran bulan sebelumnya. Karena tidak akan jauh berbeda.

3. Membayar Tenaga Kerja Harian

Berbeda dengan karyawan yang mendapatkan gaji setiap bulan. General Affair akan diberikan wewenang untuk menentukan besaran gaji yang akan diberikan kepada karyawan lepas harian. Karena gaji karyawan lepas harian nantinya akan ikut masuk kedalam keperluan bulanan kantor dalam pembukuan kebutuhan sumber daya manusia.

4. Pemeliharaan Aset

Selain diberikan tugas dan tanggung jawab untuk membeli aset perusahaan, General Affair juga akan diminta untuk memelihara aset yang sudah dibeli tersebut. Dengan tujuan agar para karyawan yang menggunakan aset perusahaan tidak sembarangan dalam menggunakan barang perusahaan.

Jadi tidak perlu heran, jika General Affair akan memberikan tindak tegas, jika ada karyawan yang merusak aset perusahaan. Karena itu memang tanggung jawab yang diberikan kepada mereka.

5. Melakukan Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Bagian divisi General Affair selalu sensitif dan rinci ketika diminta untuk menentukan biaya. Begitu juga saat perusahaan sedang melakukan renovasi ataupun sedang membuka cabang baru. Karena hal ini tidak dilakukan secara asal-asalan.

Perlu adanya pertimbangan yang matang, mulai dari melihat faktor kelayakan estimasi dana yang sesuai. Bahkan jika estimasi dana sudah disetujui oleh General Affair, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus dibuktikan dengan nota dan faktur.

Fungsi General Affair

Setelah Anda mengetahui tentang beberapa tugas dan tanggung jawab General Affair, kami selanjutnya akan membahas tentang beberapa fungi General Affair dalam sebuah perusahaan. Simak informasi berikut untuk menambah wawasan Anda.

1. Fungsi Pemeliharaan

General Affair berfungsi sebagai pemelihara fasilitas perusahaan. Mereka harus mampu memberikan penilaian kondisi serta menentukan fasilitas mana yang harus dijadikan sebagai prioritas sebelum mengajukan anggaran.

General Affair harus memprioritaskan hal-hal yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu, akan tetapi hal ini ditentukan oleh beberapa faktor juga. Misalnya, perusahaan sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya akan lebih baik mempunya lobby, ruang tunggu atau tempat pertemuan yang lebih representatif.

2. Fungsi Perawatan

Fungsi perawatan yang dimiliki oleh seorang General Affair meliputi beberapa aspek diantaranya adalah meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman dan memadai), kebersihan lingkungan kerja karyawan (ruang meeting, lobby, dan semua area perusahaan) dan perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical).

3. Memelihara Hubungan Baik

Salah satu aspek penting adanya General Affair adalah mereka harus mampu membina hubungan baik dengan supplier barang atau jasa yang bekerja sama dengan perusahaan. Termasuk dalam proses pembuatan kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika nantinya diperlukaan saat ada masalah.

Memelihara hubungan baik secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja dan produktivitas karyawan. Selain itu, akan berdampak juga pada citra perusahaan dimata client. Hal ini tentu dapat mempengaruhi profit yang akan didapatkan oleh perusahaan.

4. Menciptakan SOP

General Affair juga berfungsi untuk menciptakan, mengembangkan dan mengimplementasikan sistem kerja dan prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas perusahaan yang ada.

Mereka akan diminta untuk membuat jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya serta membuat job description karyawan.

Pekerjaan standar mereka yang lainnya adalah membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai. Seperti pulpen, kertas, stapler dan perlengkapan ATK lainnya.

5. Menyelenggarakan Survei Kepuasan

Sebagai seseorang yang secara aktif dalam melayani internal perusahaan, General Affair juga perlu mengadakan survei kepuasaan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan dan unit kerja. Survei ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas produk dan jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

6. Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi penting lainnya adalah General Affair harus bisa menyiapkan laporan yang dibutuhkan secara berkala dalam rangka keperluan rapat anggaran. Laporan yang dibuat terdiri dari aset dan beban biaya kantor, sehingga nantinya perusahaan dalam memberikan penilaian efektivitas investasi internal didalam perusahaan.

7. Membantu Perizinan

Divisi General Affair juga akan diminta untuk membantu perusahaan dalam mengurus bentuk perizinan jika dibutuhkan. Mereka akan diminta untuk membangun hubungan baik dengan pihak eksternal, seperti pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dan lain sebagainya.

Nah, itulah beberapa tugas, tanggung jawab dan fungsi seorang General Affair. Semoga informasi ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan pengetahuan Anda. Terima kasih atas kunjungannya.