Tugas staff admin itu apa sih? Sebelum kami menjawab pertanyaan ini, apakah sebelumnya Anda mengetahui tentang apa itu admin? Jika belum, sebaiknya Anda mengetahui pengertian admin terlebih dahulu. Admin adalah salah satu jenis pekerjaan kantor/perusahaan yang memiliki tugas, tanggung jawab dan fungsi yang penting dalam sebuah perusahaan. Apa saja itu? Simak informasinya berikut ini ya.
 |
|
Table of Contents Tugas Staff Admin |
Tugas Staff Admin Secara Umum
Tugas staff admin yang paling umum adalah melakukan kegiatan service kantor, memberikan penyediaan sarana serta service yang berkaitan dengan administrasi perkantoran, disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan tersebut untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Baca juga : Staff Administrasi Adalah ? | Tugas dan Tanggung Jawabnya
Pekerjaan menjadi seorang admin saat ini lebih banyak ditempati oleh wanita, jarang kita temukan laki-laki yang menjadi admin. Namun jika Anda benar-benar memiliki niat untuk menjadi seorang admin, tetaplah semangat untuk mencari pekerjaan. Jangan mudah menyerah.
Tugas Staff Admin dan Tanggung Jawab Administrasi
Tanggung Jawab:
Memastikan kelancaran, keakuratan data penjualan serta data tagihan yang didapatkan.
Tugas Terkait:
Data Penjualan
- Melakukan pencatatan dan pemeriksaan status data penjualan yang sudah masuk atau data penjualan yang belum masuk. Tujuannya adalah agar mempermudah melakukan tindak lanjut jika terdapat kekurangan barang.
- Melakukan input data penjualan dengan cermat setiap hari.
- Membuat penagihan dan menindaklanjuti pengiriman data penjualan harian.
- Memberikan informasi tentang problem cacat kepada supervisor admin agar dapat ditindaklanjuti.
Check Hasil Input
- Melakukan pemeriksaan kembali setiap data yang sudah diinputkan agar tidak terjadi kekeliruan.
- Melakukan cross cek dengan customers jika ditemukan selisih pada harga jual.
Faktur Dengan Data Komputer
- Melakukan cross cek 1 kali seminggu dengan bagian pihak pabrik.
Laporan
- Membuat informasi tentang faktur penjualan yang nantinya akan diserahkan pada supervisor admin. Setelah dilakukan pengecekan informasi tagihan di setiap counter.
- Melakukan rekap tagihan dari counter per periode.
- Melakukan distribusi salinan faktur konsinyasi ke setiap counter.
- Membuat informasi tentang penjualan dan tagihan yang berkaitan dengan customers dan pabrik.
- Melakukan rekap retur customers.
- Membantu supervisor admin untuk menyiapkan semua informasi yang berkaitan dengan penjualan (informasi penjualan barang konsinyasi dan informasi lainnya)
Administrasi Serta Pengarsipan
- Menaruh berkas data penjualan dengan rapi dan sistematis agar mudah ditemukan sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan.
- Melakukan rekapitulasi kebutuhan ATK dan juga keperluan lain seperti Kantong Plastik, Polybag, Kardus, Brosur dan beberapa peralatan lainnya.
- Mengajukan beberapa keperluan ATK kepada supervisor admin agar diperiksa serta membuat kesepakatan dari Business Retail Section Chief.
Tugas Staff Administrasi
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa tanggung jawab menjadi seorang admin sangatlah luar. Namun intinya disini adalah seorang admin harus dapat memastikan setiap kegiatan yang bersipat administratif/ketatausahaan kantor dapat berjalan dengan baik dan lanjut. Adapun beberapa tugas pengurus adalah sebagai berikut:
- Memilih pos, surat, paket kiriman serta pemesanan.
- Menjawab dan menerima telepon, mengetik dokumen surat menyurat secara online maupun secara offline
- Melakukan pemesanan persediaan media tulis kantor
- Menyapa dan menanggapi kebutuhan pelanggan
- Membuat agenda kantor
- Melakukan filling data entry/mengisi data entry perusahaan
- Mengelola buku harian
Tugas Staff Admin : Filling/ Rekap Data
Tugas staff admin yang satu ini tentu menjadi tugas umum seorang administrasi dalam sebuah kantor. Filling/rekap data meliputi data surat domisili, bukti transaksi yang sudah diusahakan oleh perusahaan, serta beberapa aset berharga perusahaan. Hal ini paling berkaitan dengan bagian administrasi gudang yang jarang berkaitan dengan dunia kantor dan akan lebih fokus pada pekerjaan lapangan.
Banyak orang yang menganggap bahwa pekerjaan seorang admin cukup mudah untuk dilakukan. Namun kenyataannya pekerjaan ini membutuhkan fokus dan kesabaran yang besar.
Tugas Staff Admin : Menjawab Telepon Masuk
Tugas selanjutnya adalah menjawab telepon masuk, tentunya pekerjaan ini tidaklah mudah. Banyak orang yang tidak bisa berbicara dengan ramah melalui telepon. Namun Anda jangan sampai terpengaruh dengan suasana tersebut, selalu berikan pelayanan terbaik Anda saat melayani setiap orang yang Anda sedang ajak bicara melalui media telepon.
Baca juga : Tugas Admin : Tanggung Jawab dan Fungsinya dalam Perusahaan
Anda harus memiliki kode etik yang ramah pada saat menjawab setiap telepon yang masuk ke perusahaan. Menjawab telepon masuk merupakan salah satu tugas administrasi dan dikategorikan kedalam tugas yang akan dilakukan secara rutin setiap hari.
Tugas Staff Admin : Membuat Surat
Tugas staff admin selanjutnya adalah membuat sebuah surat keperluan kantor. Surat yang diurus oleh staff admin umumnya berbentuk surat resmi dan memang surat kebutuhan kantor. Adapun beberapa contoh surat tersebut diantaranya adalah surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjang kontrak, surat pembelian, surat penjualan, dan beberapa surat yang berkaitan dengan keperluan kantor.
Inilah yang kami maksud dengan pembuatan data. Seorang admin bisa saja akan mendapatkan pekerjaan yang tidak terduga dari atasan, dan jika tugas tersebut tidak pernah dibuat sebelumnya, Anda harus mulai belajar lagi untuk dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Tugas Staff Admin : Membuat Penjadwalan
Tugas staff admin berikutnya yang akan kami bahas adalah membuat penjadwalan. Tentunya yang kami maksud adalah penjadwalan secara global dan bersifat private. Pembuatan jadwal yang bersifat global biasanya akan lebih sering terjadi, karena tugas membuat penjadwalan yang bersifat private biasanya akan dilakukan oleh seorang sekretaris kantor.
Tugas Staff Admin : Front Office
Selain ditempatkan pada bagian back office, seorang staff admin juga bisa ditempatkan pada posisi front office. Posisi ini tidak bisa dijabarkan oleh sembarang orang. Orang yang berada pada posisi front office harus bisa melakukan komunikasi dengan baik supaya bisa mengkondisikan suasana serta memberikan pelayanan yang tepat.
Tugas Staff Admin : Mempunyai Keahlian Lain
Selain beberapa tugas yang sudah disebutkan diatas, seorang admin juga harus memiliki keahlian yang beda dari bidangnya, misalkan saja kami contohkan seperti keahlian menggunakan aplikasi photoshop atau aplikasi edit lainnya, mungkin saja suatu saat ada sedikit pekerjaan untuk mengedit gambar, Anda harus bisa menyelesaikannya dengan baik.
Tugas Staff Admin Perkantoran
Tugas 1. Menerima Panggilan Telepon
Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, jika Anda ingin menjadi seorang admin, Anda harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik itu berkomunikasi secara langsung ataupun melakukan komunikasi melalui media telepon. Pada kantor dengan skala kecil sampai skala menengah, memang umumnya yang bertugas untuk menjawab telepon adalah bagian admin. Beda halnya dengan perusahaan besar, yang sudah memiliki divisi khusus, semisal Customer Service.
Tugas 2. Menjadikan Agenda Kantor
Jika terdapat rekan Anda yang hendak berjumpa dengan pimpinan perusahaan atau divisi lainnya, admin nantinya akan bertugas untuk menyiapkan agenda untuk kegiatan yang akan dilakukan. Menyiapkan agenda seperti jadwal pertemuan. Untuk bisa menjalankan tugas ini dengan baik, perlu adanya koordinasi yang baik dengan bagian lainnya, supaya tidak ada agenda yang bertabrakan jadwal.
Tugas 3. Entri Data Perusahaan
Tugas ini merupakan salah satu jenis tugas penting admin perkantoran. Melakukan entry data (rekap data) transaksi dari client, data informasi konsumen dan lainnya wajib dilakukan perekapan. Anda tenang saja, Anda tidak akan bekerja sendiri untuk merekap semua data tersebut, pada umumnya bagian admin hanya akan diminta untuk melakukan rekap kesimpulan yang sebelumnya telah diusahakan dari divisi lain.
Seorang staff admin perkantoran wajib memiliki kemampuan dan ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, no telepon, dan data lainnya harus direkap dengan baik, dan terstruktur agar mudah dicari nantinya.
Tugas 4. Membuat Berkas Data
Supaya nantinya setiap data dapat dikelola dengan baik, maka dibutuhkan sebuah pengarsipan data. Melakukan pengarsipan data juga merupakan salah satu tugas dari staff admin.
Tugas Staff Admin Gudang
Berikut ini beberapa tugas bagian staff admin gudang:
Tugas 1. Data Pemesanan Barang
Karena bagian administrasi berkaitan dengan pemasokan. Perjanjian produk yang returnable juga bisa menguntungkan perusahaan jika dibandingkan dengan sistem beli putus.
Tugas 2. Data Inventory
Bagian administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus masuk barang, hingga pengendalian operasional nantinya akan lebih dimudahkan dengan adanya ketepatan data. Perlu Anda ketahui bahwa bukti pencatatan barang muncul masuk, belum tentu akan mempengaruhi beberapa hal berikut ini:
- Jumlah stok barang
- Klaim pembayaran barang masuk dan keluar
- Dasar pemesanan barang
- Mempelajari tread sales
Data persiapan tersebut menurut ketepatan data real time dan bisa dipertanggung jawabkan.
Tugas Staff Admin Keuangan
- Membuat perencanaan keuangan, peminjaman, penerimaan, pengeluaran, dan pembayaran.
- Menyusun informasi yang berkaitan dengan keuangan (harian, mingguan, bulanan dan tahunan).
- Mengelola modal kas yang dimulai dari pembukaan rekening, menentukan setoran, mengerjakan kas, menangani pembayaran atas kewajiban dan menjadikan catatan transaksi kas
- Mengelola kredit dengan mengerjakan tagihan-tagihan.
- Mengurus surat berharga, salah satunya seperti menandatangani cek
- Melakukan kerja sama dalam melakukan penyusunan kebijakan administrasi keuangan dengan bagian lain yang saling terkait sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Tugas Staff Admin Marketing
Sales Order (SO)
Sales order tersusun dari tujuan pengiriman, nama expedisi, nama barang, jumlah barang, berat barang, total modal yang wajib untuk dibayarkan.
Delivery Order (DO)
Delivery Order memiliki isi yang hampir sama dengan yang ada pada Sales Order. Akan tetapi pada Delivery Order tidak dicantumkan nilai rupiah di dalamnya. Kedua slip ini adalah berkas admin marketing yang tidak diterbitkan ke pelanggan.
Baca juga : Tugas Administrator Perkantoran dan Tanggung Jawabnya
Hal selanjutnya yang akan dilakukan adalah menginput nota penjualan yang berisi informasi yang hampir sama dengan yang ada pada Sales Order. Terus melakukan input surat jalan dengan isian yang sama dengan yang ada pada Delivery Order dan Nota penjualan dan SJ inilah yang nantinya akan dibawa oleh marketing saat pengiriman barang ke pelanggan.
Pada saat sudah sampai ke pelanggan, bagian staff admin marketing akan menyerahkan nota penjualan dan surat jalan ke pelanggan, dengan membuat pengecekan kondisi dan jumlah barang. Jika semua sudah sesuai, pelanggan wajib memberikan tanda tangan sebagai bukti bahwa barang sudah diterima sesuai dengan orderan.
Tugas Staff Admin Bank
Tugas Penting dan Utama Staff Admin Bank
- Memberikan pelayanan yang berkaitan dengan administrasi perkantoran sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
- Melakukan pengelolaan kas kecil dan kas besar untuk menyiapkan dan menyusun data keuangan.
- Melakukan pemeliharaan dokumen dan sistem data yang terdapat pada tempat kerja.
- Melakukan kegiatan administrasi (surat menyurat, input data, rekap data dan melakukan dokumentasi)
- Menyusun informasi bulanan berupa informasi kegiatan dan informasi keuangan.
- Supporting dalam kegiatan audit.
Tanggung Jawab Staff Admin Paling Penting Secara Umum
- Mempersiapkan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai dan memastikan bahwa ruangan kerja selalu tersedia, serta peralatan kantor sudah sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan.
- Melakukan renovasi gedung kantor untuk memastikan setiap gedung kantor selalu siap dioperasionalkan.
- Membuat surat, dokumentasi dan pengarsipan untuk mendukung kegiatan administrasi supaya dapat berjalan dengan lancar.
- Membuat sebuah rencana dan melakukan evaluasi kerja harian atau kerja bulanan, tujuannya adalah untuk memastikan apa yang direnakana sebelumnya sudah tercapai sesuai dengan yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan.
- Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi.
- Menyiapkan segala kebutuhan seperti alat tulis, peralatan kebersihan.
- Melakukan pengawasan terhadap kondisi kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor.
Nah, itulah informasi lengkap tentang tugas staff admin, semoga informasi ini dapat menambah wawasan Anda. Terima kasih atas kunjungannya.