Untuk bisa menjadi seorang staff administrasi, kamu harus menjadi seseorang yang memiliki kepribadian yang rapi, dapat mengatur serta melakukan koordinasi setiap kegiatan, serta tidak merasa keberatan untuk membuat berbagai detail laporan kerja. Namun dibalik semua itu, ternyata ada banyak keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika menjadi seorang staf administrasi.
Adapun salah satu jenis keuntungan yang bisa Anda dapatkan adalah tentunya Anda akan lebih banyak mengenal orang di perusahaan, yang pastinya akan Anda cari pada saat sedang membutuhkan tanda tangan untuk membuat surat persetujuan.
 |
| Staff administrasi |
Adapun 2 kemampuan dasar yang harus Anda miliki adalah komunikasi dan kecepatan dalam mengetik dan menyiapkan data yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Pada sebuah perusahaan kecil yang memiliki jumlah anggota tim antara 10 – 14 orang, staf administrasi biasanya bertugas sebatas banyak memastikan jadwal atasan dan mobilitas sopir kantor bisa tertata dengan baik, serta uang yang keluar masuk ke perusahaan.
Namun hal ini tentu akan berbeda jika Anda bekerja pada perusahaan besar salah satu contohnya seperti kantor konsultan. Anda bisa menyimak informasi lengkap tentang tugas staff administrasi yang akan dijelaskan di bawah ini.
Table of Contents
Staff Administrasi : Tanggung Jawab dan Deskripsi Kerja
Ada beberapa deskripsi kerja staff administrasi paling utama dan pasti akan ditemukan, diantaranya:
- Melakukan koordinasi dengan staff administrasi/sekretaris divisi lainya jika diadakan meeting gabungan ataupun jenis kegiatan lainnya.
- Mengumpulkan dan menyusun dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan.
- Menyiapkan tiket dan akomodasi jika ada kunjungan ke luar kantor.
- Memastikan alat tulis kantor selalu tersedia.
Tanggung Jawab staff administrasi ternyata tidak sesederhana yang dibayangkan, salah satu contohnya, jika Anda diminta untuk membuat surat, maka dalam surat yang Anda buat tersebut tidak boleh ada ejaan yang salah dalam penulisannya, jadi disini ketelitian sangatlah diperlukan.
Adapun job desk seorang staff administrasi adalah memastikan bahwa segala sesuatu yang sedang berjalan di perusahaan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal dan terkoordinasi dengan baik.
Peran Staff Administrasi
Anda perlu menyiapkan segala kemungkinan yang bisa terjadi, termasuk membuat sebuah skenario untuk menyiasati jika terdapat situasi yang tidak terduga terjadi.Seorang staff administrasi harus mampu menguasai sepenuhnya jadwal atasan, jika perusahaan sudah menggunakan sistem yang berbasis online, maka jadwal atasan biasanya akan langsung masuk ke kalender elektronik tiap orang.
Para atasan juga dapat mengakses jadwal mereka sendiri, namun jika mereka memiliki staff administrasi atau sekretaris, maka para atasan hanya perlu menunggu info dari staff tersebut.
Disinilah, kamu harus bisa mengkoordinasikan waktu dengan baik, agar bisa mengatur jadwal sendiri dan jadwal orang lain. Seorang staff administrasi juga terkadang diminta untuk menjadi notulensi pada saat rapat sedang berlangsung.
Pengembangan Skill Staff Administrasi
Apapun jenis pekerjaan Anda saat ini, tentu Anda berharap bisa mendapatkan skill dari pekerjaan tersebut agar bisa digunakan pada hari depan, hal ini juga tentu berlaku untuk seorang staff administrasi.
Walaupun jenis pekerjaan ini cukup sulit untuk dijalankan, dan terkadang dipandang tidak bergengsi oleh orang lain. Akan tetapi tetap harus ada hal positif yang harus dapat dibawa dan bisa menjadi nilai positif untuk karir berikutnya.
Memiliki kemampuan membawa dan membuat sebuah presentasi dengan detail juga merupakan salah satu modal yang harus terus diasah agar menjadi lebih baik lagi, hal itu tentu dapat Anda lakukan, selagi masih bisa belajar, teruslah Anda belajar dengan rajin.
Membangun image yang baik juga perlu Anda lakukan, teruslah berkembang dalam setiap momen agar dapat menciptakan kesan yang baik, Anda juga dapat memberikan rekomendasi kepada perusahaan.
Salah satu skill yang juga perlu untuk dimiliki oleh seorang staff administrasi adalah kemampuan memberikan pelayanan kepada orang lain. Dengan memiliki kemampuan ini, akan mempermudah Anda untuk memperluas jaringan kerja di tahun-tahun selanjutnya.
Gaji Staff Administrasi
Berbicara tentang gaji seorang staff administrasi, tentu kebanyakan sudah diatas UMR di masing-masing kota. Namun tak jarang juga kita temukan banyak yang masih mendapatkan gaji rendah, hal ini dikarenakan perusahaan tempat mereka bekerja non-profit.
Jika Anda melamar pada perusahaan multinasional yang memiliki sekretaris kantor di kantor swasta tengah, tentu akan berbeda. Belum lagi Anda juga akan mendapatkan dari benefit yang akan didapatkan melalui perusahaan. Dan akan berbeda lagi ceritanya jika nanti anda bekerja pada perusahaan seperti BUMN. Kesempatan untuk bisa belajar berorganisasi pada lingkungan kerja profesional tentu akan lebih terbuka buat Anda. Semoga informasi ini dapat bermanfaat.