Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service Officer

Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service – Customer Service adalah orang yang bekerja untuk memberikan pelayanan/service kepada para pelanggan atau Customer. Posisi ini memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan. Faktor keberhasilan suatu perusahaan sangat ditentukan dari bagaimana Customer Service melayani para pelanggan dengan baik atau tidak. Adapun jenis pelayanan yang diberikan seperti memberikan informasi tentang produk perusahaan, menerima keluhan dari client dan memberikan solusi terkait dengan permasalahan tersebut. Jadi jika Anda ingin menjadi Customer Service Officer (CSO) Anda harus pandai untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi oleh pelanggan.

Tugas utama yang harus kerjakan oleh Customer Service adalah memberikan pelayanan dan membina hubungan baik dengan para calon pelanggan. Anda harus benar-benar menekuni pekerjaan ini dengan serius dan selalu sabar dalam menghadapi setiap Customer yang sedang menghadapi masalah dan meminta bantuan kepada Anda. Selain itu Customer Service juga memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan suatu pertanyaan dari awal sampai masalah tersebut selesai.

Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service Officer 

1. Menerima Tamu

Setiap ada tamu atau pelanggan yang datang ke perusahaan, petugas Customer Service dapat mengajukan pertanyaan kepada para tamu tersebut dan memberikan informasi terkait apa yang dibutuhkan. Customer Service harus bisa memberikan pelayanan dengan sopan dan ramah agar pelanggan merasa senang dan menikmati pelayanan yang diberikan. Selain itu sebaiknya gunakan bahasa yang mudah untuk mereka mengerti.

Baca juga : Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service Bank

2. Membina Hubungan Baik

Seperti namanya Customer Service Officer (CSO) adalah orang yang mampu membina hubungan baik dengan setiap tamu atau pelanggan yang datang ke perusahaan. Anda juga harus menyiapkan beberapa brosur serta formulir untuk pelanggan. Jika mereka mengalami kesulitan dalam mengisi formulir tersebut, tugas Anda adalah membantu mereka agar tidak kebingungan dengan memberikan arahan yang benar.

3. Komunikator

Anda harus bisa menjadi orang yang komunikator, mampu memberikan segala informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan. Dengan begitu mereka akan merasa lebih dimudahkan, tidak apa apa Anda dijadikan sebagai tempat menampung keluhan atau sebagai tempat konsultasi. Namun Anda tetap harus melakukan pekerjaan ini dengan baik dan tidak ikut mengeluh. Suatu saat jerih payah Anda pasti akan terbayar.

Jika Anda ingin melamar sebagai Customer Service Officer (CSO) sebaiknya Anda simak beberapa persyaratan berikut ini.

Persyaratan Menjadi Customer Service Officer (CSO)

1. Syarat Fisik

• Berpenampilan menarik
• Memiliki ukuran badan minimalis, yaitu laki-laki 165 cm dan perempuan 160 cm
• Memiliki berat badan ideal
• Sehat jasmani dan rohani

2. Syarat Mental

• Memiliki percaya diri yang baik dalam melayani tamu
• Memiliki jiwa humoris
• Cepat dalam bekerja
• Mampu mengendalikan emosi
• Tidak suka mengatakan kata-kata kasar

3. Syarat sosial

• Bijaksana
• Memiliki budi pekerti luhur
• Bisa bergaul dengan semua orang
• Tidak kaku pada saat berbicara

Selain beberapa tugas dan tanggung jawab yang sudah dijelaskan diatas, Ada beberapa hal yang harus bisa dilakukan oleh Customer Service Officer (CSO). Berikut ini point-point penting pekerjaannya.

1. Cara Melayani Pelanggan

• Mengetahui cara melayani tamu yang baik
• Bisa memberikan sapaan kepada setiap tamu yang datang
• Mengucapkan salam ketika Ada tamu yang masuk
• Memberikan pelayanan terbaik, tidak pilih-pilih
• Memberikan solusi terhadap masalah pelanggan
• Mengucapkan maaf jika tidak bisa menyelesaikan masalah pelanggan
• Mengucapkan terima kasih jika pelayanan sudah selesai diberikan

2. Cara Menerima Telepon Masuk

• Menjawab telepon dengan bicara yang sopan
• Sebelum memulai percakapan sebaiknya berikan salam terlebih dahulu
• Selanjutnya menjelaskan nama kantor
• Kemudian tanyakan Ada yang bisa Anda bantu
• Setelah itu tanyakan dari mana atau siapa yang menelpon
• Mulailah mendengarkan dengan baik apa yang dibicarakan pelanggan
• Anda dapat memberikan jawaban yang singkat dan jelas
• Buatlah cacatan pembicaraan
• Biarkan pelanggan yang mengakhiri pembicaraan terlebih dahulu

3. Etika Dalam Memberikan Pelayanan

Untuk dapat memberikan pelayanan yang baik, ada beberapa etika yang harus dilakukan dipelajari yaitu sebagai berikut.

• Ekspresi wajah harus bisa selalu tersenyum
• Perhatikan penampilan, apakah sudah rapi atau belum
• Cara bertanya yang baik
• Cara berbicara yang baik

Ada beberapa hal yang boleh untuk Anda lakukan, dan yang tidak boleh untuk Anda lakukan jika menjadi seorang Customer Service Officer (CSO) berikut ini.

1. Yang Dapat Anda Lakukan

• Memberikan penyelesaian masalah pelanggan
• Membantu setiap apa yang yang diinginkan pelanggan
• Sopan dan ramah kepada semua orang
• Memiliki rasa toleransi
• Selalu menjaga perasaan tamu agar tidak merasa tersakiti
• Tidak mudah marah
• Memberikan sedikit hiburan kepada pelanggan

Baca juga : Tugas dan tanggung jawab customer service representative

2. Yang Tidak Boleh Anda Lakukan

• Berpakaian sembarangan, tidak sesuai dengan aturan perusahaan
• Memberikan pelayanan sambil makan atau minum
• Menampakan wajah cemberut kepada pelanggan
• Melayani pelanggan sambil membaca

Demikian informasi tentang Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service Officer. Semoga semua informasi yang ada pada artikel dapat memberikan manfaat bagi para pembaca. Terima kasih banyak atas kunjungannya. Sukses untuk kita semua !