Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi – Proyek merupakan salah satu ranah yang selalu mengalami peningkatan. Begitu cepat proses peningkatan ini terjadi. Pada saat ini terdapat banyak proyek yang dilakukan oleh para developer di berbagai bidang sektor. Adapun beberapa jenis proyek tersebut adalah proyek bangunan, perawatan, jalan, perbaikan dan beberapa jenis proyek lainnya yang selalu dibangun oleh pemerintah. Dengan banyaknya proyek ini, tentunya kebutuhan akan tenaga kerja juga sangat banyak. Salah satunya adalah pekerjaan pada bagian administrasi.
Bagian Administrasi tentu dibutuhkan pada bidang apapun, jadi jika Anda ingin bekerja menjadi administrasi proyek, tentu akan banyak lowongan pekerjaan yang dapat Anda temukan. Pada umumnya bagian Administrasi memiliki tugas untuk menunjang segala aktivitas dalam sebuah proyek agar lebih lancar. Jenis pekerjaan ini memiliki peranan yang sangat penting, lalu apa saja tugas dan tanggung jawab menjadi seorang Administrasi proyek ?
Table of Contents
Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Proyek
A. Tugas Administrasi Proyek
Dalam sebuah proyek, Bagian Administrasi memiliki tugas yang tidak dapat disepelekan. Pada umumnya jika perusahaan tersebut sedang membangun proyek yang besar akan membutuhkan beberapa admin proyek. Tugas seorang administrasi proyek biasanya lebih dari satu pekerjaan. Berikut ini penjelasan lengkapnya.
1. Sebagai Data Entry
Administrasi proyek biasanya akan ditugaskan sebagai Data Entry, dimana data yang dimasukan tentunya masih berkaitan dengan segala hal tentang proyek yang sedang dikerjakan. Pendataan akan dilakukan melalui komputer, Adapun beberapa data yang akan dimasukan seperti tanggal, penanggung jawab, nama data yang dimasukan dan masih banyak lagi data lainnya, ini tergantung dari proyek apa yang sedang dikerjakan.
Baca juga : Tugas Wewenang dan Tanggung Jawab Administrasi Keuangan
2. Melakukan Dokumentasi Kegiatan
Selain diberikan tugas sebagai Data Entry, Administrasi proyek juga biasanya akan diminta untuk melakukan dokumentasi. Proses dokumentasi dilakukan secara faktual, dimana setiap kegiatan yang dilakukan pada hari itu, harus ada dokumentasinya. Proses dokumentasi ini bukan hanya dalam bentuk gambar, namun juga berupa data serta media lainnya, seperti video dokumentasi, serta harus ada tanda tangan dari orang-orang yang ada dalam gambar atau video dokumentasi tersebut.
3. Menjaga dan Melakukan Pengecekan Data Inventori Kantor
Seorang Admin proyek juga memiliki tugas untuk menjaga inventori serta beberapa data aset proyek. Setiap data aset harus dilakukan pengecekan dengan baik, tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dan kehilangan data. Bagian Administrasi harus memastikan bahwa setiap inventory dan aset sudah dicek sebelum pulang kerja. Dan jika ada pihak lain yang sedang meminjam peralatan tersebut, sebaiknya ada data peminjaman yang Anda pegang.
4. Melakukan Pengecekan Biaya Operasional
Bagian Administrasi juga memiliki tugas untuk melakukan pengecekan dan validasi semua biaya pengeluaran keuangan. Contohnya penggunaan biaya listrik, biaya pemakaian internet, pembelian ATK, serta beberapa kebutuhan operasional lainnya pada saat proyek sedang dilaksanakan. Seorang Administrasi proyek harus melakukan validasi terhadap data-data yang telah diberikan oleh para pegawai. Jika nanti ditemukan data yang tidak sesuai, pihak Administrasi bisa melakukan penolakan. Jika data yang tercatat sudah lengkap, admin bisa langsung melakukan reimburse dengan cara mengirimkan invoice ke bagian kantor pusat.
5. Membuat Surat Jalan
Tugas Administrasi proyek selanjutnya adalah membuatkan surat jalan untuk kendaraan yang kedalam proyek secara jelas. Pada umumnya jika ingin memaksimalkan tugas ini, Admin harus melakukan koordinasi terlebih dahulu kepada pihak security yang sedang berjaga di depan pintu masuk ataupun yang berada pada pintu keluar.
6. Membuat Data Absensi dan Lembur
Administrasi proyek juga memiliki tanggung jawab untuk membuat data absensi pegawai dan jika ada pegawai yang melakukan lembur, bagian administrasi juga harus menyiapkan datanya. Hal ini tujuannya adalah untuk memastikan bahwa biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan sudah terintegrasi dengan baik dan tidak terjadi kesalahan yang dapat menimbulkan konflik, karena seperti yang kita ketahui bahwa tentunya di dalam sebuah proyek harus selalu dilakukan koordinasi sebaik mungkin.
7. Membuat Laporan
Di setiap pekerjaan dibidang Administrasi tentunya memiliki tugas untuk membuat laporan, Baik itu laporan mingguan, bulanan ataupun laporan tahunan. Laporan ini nantinya akan ditandatangani oleh manajer proyek dan harus diketahui oleh segala pihak yang terkait dengan proyek yang sedang dikerjakan.
8. Merapikan dan Membuat Salinan Dokumen
Adapun tugas dari Administrasi proyek yang terakhir adalah membuat serta merapikan dokumen yang ada, usahakan jangan sampai ada dokumen berharga uang hilang. Tujuan dari merapikan dokumen ini adalah agar nantinya data-data yang diperlukan dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan.
B. Tanggung Jawab Administrasi Proyek
Di dalam kesehariannya, seorang Administrasi proyek memiliki beberapa tanggung jawab yang harus diselesaikan. Berikut ini ulasan lengkapnya.
- Harus memastikan bahwa setiap data sudah diinputkan ke dalam komputer
- Selalu memastikan bahwa setiap dokumen ataupun kegiatan yang sedang berlangsung pada proyek yang sedang dijalankan dapat berjalan dengan baik dan lancar.
- Memastikan semua dokumen inventori dijaga dengan baik
- Memastikan bahwa segala klaim yang masuk ke kantor dapat terorganisir secara faktual.
- Memastikan bahwa segala dokumen surat jalan dapat berjalan dengan baik
- Memastikan bahwa data absen dan lembur pegawai sudah dibuat
- Memastikan bahwa laporan mingguan, bulanan atau tahunan sudah dibuat.
- Memastikan bahwa setiap dokumen sudah terduplikasi dan dijaga dengan baik.
Syarat menjadi Administrasi proyek
Jika Anda ingin mendapatkan pekerjaan dibidang Administrasi proyek, berikut ini beberapa persyaratan yang dibutuhkan.
- Minimal lulusan SMA
- Dibutuhkan orang yang memiliki kemampuan multitasking
- Memiliki pengalaman yang sama pada bidang ini
- Memiliki kemampuan bernegosiasi yang baik
Demikian informasi tentang Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Proyek. Semoga segala informasi yang ada pada artikel ini dapat bermanfaat untuk para pembaca. Terima kasih banyak atas kunjungannya. Sukses untuk kita semua !