Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi – Administrasi perkantoran adalah salah satu jenis pekerjaan yang banyak diminati saat ini. Bukan hanya itu saja, namun banyak juga perusahaan yang membuka lowongan kerja pada posisi ini. Jika Anda ingin menjadi administrasi perkantoran, tentunya Anda harus mengetahui terlebih dahulu beberapa tugas dan tanggung jawab pekerjaan ini.
Perlu Anda ketahui bahwa setiap departemen memiliki tugas bagian administrasi yang berbeda-beda. Tentunya saya tidak dapat menjelaskan semua tugas tersebut. Jadi kali ini saya akan menjelaskan tentang beberapa tugas dan tanggung jawab yang umumnya saja.
Perlu Anda ketahui, bahwa pekerjaan ini memiliki tugas yang komplek, namun walaupun begitu, Anda jangan sampai putus asa, jika nanti tugas yang Anda terima terasa berat, selalu semangat dan berikan yang terbaik. Anda nantinya tidak hanya akan mengurus dokumen saja, namun juga akan ditugaskan untuk melayani setiap kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan oleh karyawan untuk bekerja.
Table of Contents
Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Kantor
Secara umum, tugas yang akan diterima oleh bagian administrasi perkantoran adalah melakukan perekapan data, mengelola dan menyimpan dokumen agar lebih rapi dan teratur. Seorang administrasi perkantoran juga harus dapat membangun hubungan baik dengan setiap karyawan dan manajemen perusahaan. Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab menjadi administrasi kantoran yang perlu untuk Anda ketahui.
Baca juga : Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Proyek
1. Menerima Telepon
Setiap ada panggilan masuk, bagian administrasi memiliki tugas untuk menjawab telepon tersebut. Selain menerima panggilan masuk, bagian administrasi juga sewaktu-waktu akan diminta untuk melakukan panggilan ke pihak luar. Jadi jika Anda ingin bekerja pada posisi ini Anda harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Hal ini biasanya berlaku pada perusahaan yang masih kecil, jika sudah berada para perusahaan yang besar, terdapat beberapa divisi yang akan bertugas mengerjakan pekerjaan ini.
2. Membuat Agenda
Selain melakukan komunikasi melalui telepon, Anda juga nantinya dapat melakukan pertemuan secara langsung dengan bagian pimpinan perusahan lain ataupun divisi yang ditugaskan ke perusahaan tempat Anda bekerja. Anda akan mulai membuat jadwal pertemuan, lakukan komunikasi dengan bagian lainnya, agar jadwal pertemuan dapat tersusun dengan baik dan tidak bentrok dengan jadwal kerja lainnya.
3. Sebagai Entry Data
Yang menjadi tugas selanjutnya dari administrasi perkantoran adalah melakukan Entry Data/ rekap Data. Adapun data yang akan direkap adalah data transaksi yang berlangsung dengan client. Anda tidak perlu khawatir tentang hal ini, karena Anda tidak akan merekap semua data tersebut sendirian. Jika pada perusahaan sudah ada administrasi gudang, mereka yang akan membantu Anda. Jadi nanti tugas yang harus Anda lakukan hanyalah membuat kesimpulan yang telah dilakukan oleh bagian administrasi gudang.
Baca juga : Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Gudang
Dalam menjalankan setiap tugas dan tanggung jawab yang sudah diberikan, bagian administrasi perkantoran harus memiliki ketelitian dan harus selalu berhati-hati dalam merekap semua data. Untuk menghindari terjadinya kesalahan.
4. Mengarsip Data
Tujuan dilakukan pengarsipan data adalah untuk memudahkan dalam proses pengelolaan data. Dengan begitu semua dokumen akan lebih terorganisir dengan baik.
Syarat Menjadi Administrasi Kantoran
Jika Anda tertarik bekerja pada bagian administrasi kantoran, berikut ini beberapa syarat yang harus Anda penuhi. Adapun beberapa persyaratan ini diambil dari beberapa perusahaan yang sedang membutuhkan pekerja yang mau ditempatkan pada bagian administrasi. Berikut ini informasi lengkapnya.
- Pria atau wanita maksimal umur 32 tahun
- Memiliki pendidikan SMA/SMK untuk posisi pemula
- Pendidikan Diploma (D1,D2,D3 atau D4)/S1 untuk posisi Experience
- Fresh Graduate juga dapat melakukan pendaftaran
- Memiliki pengalaman akan menjadi nilai tambah
- Bersedia bekerja dibawah tekanan
- Bersedia lembut jika memang sedang dibutuhkan
- Bersedia menjalin kontrak selama 1 tahun
Demikian informasi tentang Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Kantor. Semoga semua informasi ini dapat bermanfaat untuk teman-teman semua. Terima kasih banyak atas kunjungannya. Sukses untuk kita semua !