Pekerjaan Sekretaris adalah untuk membantu pimpinan melaksanakan pekerjaan kantor. Segala kegiatan yang berkaitan dengan direksi atau pimpinan juga akan menjadi tanggung jawab sekretaris. Selain itu, bagian sekretaris juga memiliki kewajiban untuk mengurus pekerjaan yang berhubungan dengan staf, serta keperluan operasional perusahaan.
 |
| Pekerjaan Sekretaris |
Pengertian Sekretaris secara umum adalah seorang asisten atau pendukung yang memiliki tugas rutin administratif dan tugas pribadi yang berkaitan dengan pimpinan.
Table of Contents
Berikut ini adalah Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Dalam Organisasi atau Perusahaan:
Mempersiapkan Agenda Rapat
Pekerjaan Sekretaris adalah Menyiapkan agenda rapat. Karena seorang sekretaris mengetahui secara aktual jadwal pimpinan, mulai dari kedatangan sampai perjalanan pimpinan ke luar kota. Jika pimpinan membutuhkan agenda rapat, tentu yang akan mengurusnya adalah bagian sekretaris.
Menerima Telepon Untuk Pimpinan
Pekerjaan Sekretaris adalah menerima telepon masuk pimpinan. Tugas ini cukup terbilang privasi, namun bagian sekretaris memiliki wewenang untuk itu. Namun tenang saja, karena biasanya pekerjaan ini tidak dilakukan rutin setiap hari. Pekerjaan ini hanya akan dilakukan jika pimpinan tidak masuk kantor.
Baca juga :
Membuat Janji Dengan Klien
Pekerjaan Sekretaris adalah membuat janji dengan klien. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa sekretaris mengetahui semua jadwal pekerjaan pimpinan. Maka jika ada klien yang ingin membuat pertemuan, sekretaris bisa membuat janji pertemuan antara pimpinan dan klien.
Menjadi Notulen Rapat
Pekerjaan Sekretaris adalah membuat notulen rapat untuk pimpinan. Dalam penyusunan rangkuman hasil rapat ini, sekretaris harus dapat memberikan masukan ke pimpinan, mengenai mana yang seharusnya lebih baik didahulukan.
Perwakilan Meeting dan Menjadi Relasi
Pekerjaan Sekretaris adalah menjadi perwakilan rapat. Tugas ini juga akan dilakukan jika pimpinan sedang berhalangan hadir pada rapat tersebut. Tentu ini adalah tugas yang luar biasa yang dilakukan oleh sekretaris.
Menjaga Citra Perusahaan
Pekerjaan Sekretaris adalah selalu menjaga citra perusahaan. Karena seperti yang kita ketahui bahwa apa yang dilakukan oleh pimpinan bisa dialihkan pada sekretaris, oleh karena itu sekretaris harus bisa menjaga nama baik perusahaan dan pimpinan.
Menerima Surat
Pekerjaan Sekretaris adalah menerima surat masuk. Tugas ini tentunya tidak dilakukan oleh pimpinan, sekretaris harus melakukannya. Perlunya kerjasama dengan karyawan lain, untuk menanyakan apakah ada surat masuk untuk perusahaan. Surat ini nantinya akan diberikan langsung ke pimpinan.
Melakukan koordinasi
Pekerjaan Sekretaris adalah Menyampaikan setiap informasi yang diberikan oleh pimpinan kepada seluruh karyawan. Tugas ini biasanya akan dilakukan secara rutin setiap hari.
Mengurus Masalah Bank
Pekerjaan Sekretaris adalah Mengurus transaksi keuangan yang tidak berjalan dengan lancar. Seorang sekretaris akan turun langsung mengurus masalah tersebut jika tidak dapat diselesaikan oleh staf atau karyawan lainnya.
Melakukan Evaluasi Kerja
Pekerjaan Sekretaris adalah melakukan evaluasi kerja. Seorang sekretaris memiliki wewenang untuk melaporkan hasil kerja seluruh staf kepada pimpinan.
Semoga artikel ini bermanfaat. Terima kasih.