Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Logistik

Tugas dan Tanggung Jawab – Administrasi logistik adalah salah satu jenis pekerjaan dibidang administrasi. Adapun tugas dan tanggung jawab pekerjaan ini adalah mengelola barang (pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan sampai penghapusan). Untuk meningkatkan produktivitas, diperlukan pengelolaan bahan baku, suku cadang, barang yang belum jadi sampai yang sudah siap untuk dijual. Logistic berasal dari bahasa perancis (Loger) yang artinya menyediakan. Jika kita berbicara tentang logistik tentunya memiliki kaitan yang sangat erat dengan proses pengelolaan barang.

Tugas Logistik

Adapun tugas administrasi logistik secara umum adalah sebagai berikut.

1. Melakukan pengiriman tagihan dan melakukan pengecekan permintaan
2. Membuat log data yang terkait dengan administrasi logistik ke dalam sistem pengiriman
3. Menyiapkan beberapa dokumen pengiriman
4. Memproses pemesanan
5. Melakukan interaksi yang baik dengan para pelanggan
6. Mempertahankan faktur database vendor
7. Menyiapkan catatan pengiriman untuk agen yang berada di lapangan untuk memastikan bahwa pengiriman pesanan sudah dilakukan tepat waktu
8. Melakukan interaksi dengan orang yang melakukan pasokan internal yang terkait dengan pengiriman contoh produk ke department organisasi saat hendak melakukan cuti atau tidak hadir bekerja.
9. Menjaga hubungan baik dengan bagian pergerakan barang
10. Melakukan interaksi terkait dengan pemasokan barang dengan cara membuat catatan umum bersamaan dengan tugas kantor
11. Beradaptasi dalam administrasi catatan penjualan
12. Menerima pengiriman dan mengecek kualitas dan kuantitas barang
13. Melacak pesanan untuk memperlancar proses pembelian
14. Melakukan interaksi dengan penyedia layanan logistik yaitu pihak ketiga
15. Melakukan audit biaya dan melakukan dokumentasi
16. Selalu melakukan pengecekan terkait dengan keakuratan semua persediaan yang ada
17. Selalu menjaga komunikasi dengan staf gudang. Baca juga : Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Gudang
18. Memastikan bahwa setiap pembayaran dilakukan dengan tepat waktu
19. Membantu pelanggan dengan cara menanggapi setiap pertanyaan yang mereka berikan
20. Melakukan pembaruan data pengiriman dalam database sistem
21. Mengatur setiap dokumen atau file secara manual atau menggunakan elektronik
22. Selalu melakukan pemantauan fasilitas perintah jika dilakukan perbaikan
23. Melakukan koordinasi pengiriman yang sedang diperbaiki atau dikembalikan
24. Memastikan bahwa setiap gedung memiliki ruangan yang cukup untuk pengiriman masuk
25. Memastikan semua item diberi nomor dan tag dengan benar
26. Bertanggung jawab untuk melakukan pembuangan barang jika sudah tidak lagi dibutuhkan atau sudah dalam keadaan rusak
27. Melakukan prosedur keselamatan kerja
28. Bertugas untuk melakukan Rekonsiliasi penerimaan pengiriman pesanan

Itulah beberapa tugas administrasi logistik secara umum. Apakah tugas administrasi logistik proyek berbeda dengan tugas diatas ?

Tugas Logistik Proyek

Untuk mengetahui perbedaan tugas logistik secara umum dan tugas logistik proyek. Berikut ini akan dijelaskan beberapa tugas dan tanggung jawabnya.

1. Melakukan survey jumlah material beserta harganya dari para supplier atau toko material bangunan sebagai data yang nantinya akan digunakan untuk memilih bahan mana yang memiliki harga paling murah dan memenuhi standar kualitas yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Baca juga : Tugas Marketing Officer di Perusahaan Asuransi
2. Melakukan pembelian barang dari para supplier bahan bangunan yang sudah diseleksi sebelumnya
3. Menyediakan dan mengatur tempat penyimpanan material yang sudah didatangkan ke tempat proyek. Dengan begitu barang/material yang datang akan lebih terkontrol dan tertata rapi
4. Membuat label keterangan pada barang yang telah disimpan. Tujuannya adalah untuk menghindari terjadinya kesalahan penggunaan jika ada barang yang tertukar
5. Melakukan pencatatan barang, baik itu barang yang masuk ataupun barang yang keluar
6. Melakukan pengelolaan persediaan barang dengan jumlah yang cukup serta memenuhi persyaratan mutu dan spesifikasi bahan kontrak konstruksi
7. Membuat dan melakukan penyusunan laporan sesuai dengan format yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Baca juga : Tugas dan Tanggung Jawab Call Center dalam Perusahaan
8. Membuat berita acara penerimaan atau penolakan material melalui control kualitas bahan yang akan dilakukan oleh quality control
9. Membuat dan menyusun laporan logistik yang dibutuhkan oleh perusahaan
10. Melakukan koordinasi terkait dengan pelaksanaan tugas dilapangan

Nah, itulah tugas bagian logistik secara umum dan logistik proyek.

Jika kita berbicara tentang rantai suplai dan logistik, maka tidak akan lepas dari proses arus aliran barang. Untuk itu kita juga perlu mengetahui tentang manajemen logistik. Manajemen logistik adalah sebuah kegiatan bertujuan untuk menyelesaikan permintaan konsumen dengan beberapa tahap penyelesaian. Disetiap perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian barang mulai dari proses transportasi, penyimpanan, distribusi, jasa layanan dan informasi yang lengkap akan membantu memenuhi kebutuhan pelanggan. Berikut akan dijelaskan tentang fungsi adanya manajemen logistik.

Fungsi Manajemen Logistik

Adapun beberapa fungsi dari manajemen logistik adalah sebagai berikut.

1. Melakukan perencanaan dan penentuan kebutuhan

Membuat perencanaan dan menentukan kebutuhan sangat penting untuk dilakukan pada setiap kegiatan yang akan dilakukan. Dengan begitu biaya yang ada bisa disesuaikan dengan kegiatan tersebut.

2. Membuat Anggaran

Setelah menentukan perencanaan kebutuhan barang, perlu dibuatkan rancangan anggaran biaya yang sesuai dengan kebutuhan tersebut. Dimana data rancangan anggaran ini sangat dibutuhkan nantinya untuk pembuatan laporan.

3. Membuat Pengadaan

Jika pada proses penyusunan anggaran terdapat beberapa kebutuhan yang tidak dapat tercukupi. Maka dalam menyelesaikan permasalahan tersebut diperlukan pemikiran kreatif walaupun dana yang disediakan oleh perusahaan tidak sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.

4. Melakukan penyimpanan dan penyaluran

Setelah barang sudah didapatkan, maka proses selanjutnya adalah melakukan penyimpanan dan penyaluran barang yang akan dilakukan oleh panitia yang bersangkutan. Perlu dilakukan penyesuain agar barang yang dikirim ke orang yang memang membutuhkan barang tersebut.

5. Melakukan pemeliharaan

Supaya barang yang disimpan tidak mengalami kerusakan, maka harus dilakukan pemeliharaan agar kondisi barang tetap terjaga dengan baik. Dengan melakukan pemeliharaan akan meminimalisir terjadinya kerugian. Tugas ini harus dilakukan sebaik mungkin untuk mempertahankan kualitas barang yang akan dijual.

6. Melakukan penghapusan

Yang dimaksud dengan penghapusan disini adalah jika ditemukan ada barang yang rusak, maka harus segera dihapus dari daftar ketersediaan barang. Untuk mengatasi hal ini perlu dilakukan penggantian barang baru yang sama dengan barang yang sudah dalam kondisi rusak.

7. Melakukan pengendalian

Seorang manajer logistis bertugas untuk mengendalikan semua fungsi yang sudah dijelaskan. Dan harus melakukan pekerjaan ini dengan sebaik mungkin. Perlu ketekunan dan kerja keras untuk mendapatkan hasil yang bagus dan menjaga kualitas barang/produk.

Itulah beberapa fungsi dilakukannya manajemen logistik. Dari penjelasan diatas, disimpulkan bahwa melakukan manajemen produk memiliki banyak sekali fungsi, mulai dari perencanaan sampai barang sudah disimpan dan harus dilakukan pemeliharaan untuk menjaga barang tetap dalam keadaan bagus serta perlu dilakukan penghapusan jika barang dirasa sudah tidak layak untuk disimpan.

Tujuan Logistik

Dari beberapa fungsi manajemen logistik yang sudah dijelaskan diatas, pasti ada tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Adapun tujuan logistik yaitu untuk memastikan bahwa ketersediaan barang selalu ada, oleh karena itu perusahaan harus memastikan bahwa serangkaian kegiatan logistik harus dapat berjalan dengan baik.

Dalam melakukan setiap kegiatannya, ada standar performa dan tata tertib administrasi Logistik yang harus dicapai dan diikuti. Adapun tingkat pencapaian yang diharapkan adalah untuk menjaga keseimbangan antara kualitas pelayanan yang ditawarkan dengan yang diharapkan oleh pelanggan.

Sistem Logistik

Mari kita bahas lebih banyak lagi tentang logistik. Oke, jadi logistik memiliki sistem yang tersusun dari beberapa fasilitas pelayanan yang biasanya akan terhubung dengan transportasi. Jadi pada sistem logistik akan membahas tentang bagaimana suatu material diproses, di manufaktur, disimpan dan diseleksi sampai pada proses penjualan ke para konsumen. Jika kita membahas tentang logistik, maka banyak hal yang harus diketahui. Namun saya tidak akan membahas itu semua. Saya Cuma akan membahas beberapa hal penting saja yang perlu untuk kita ketahui bersama.

Sistem logistik terdiri dari 4 bagian yaitu mulai dari pasokan, prosedur, jaringan distribusi dan konsumen. Berdasarkan 4 skema ini, sudah dapat digambarkan bagaimana proses logistik ini berlangsung. Untuk dapat memaksimalkan nilai sistem logistik, diperlukan variasi rencana mengenai segala keputusan di setiap aktivitasnya. Perencanaan logistik juga akan mempengaruhi desain dan operasional sistem logistis dan akan menciptakan efisiensi dan efektifitas produksi. Baca juga : Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Produksi

Contoh Perencanaan Logistik

Adapun contoh perencanaan dan kegiatan logistik yang berada disekitar kita adalah sebagai berikut. Beberapa contoh ini bisa anda jadikan referensi pengetahuan umum.

1. Melakukan penetapan tim
2. Menetapkan tujuan perencanaan
3. Menetapkan prioritas
4. Menggambarkan keadaan dan ketersediaan sumber daya
5. Melakukan identifikasi kelemahan dalam proses logistik
6. Melakukan perencanaan perbaikan

Dari beberapa tahapan perencanaan logistik tersebut ada beberapa data yang diperlukan, diantaranya adalah data populasi, data status dan data keterkaitan barang yang diperlukan untuk menyusun perencanaan.

Setelah Anda mengetahui beberapa tugas dan tanggung jawab administrasi logistik dan ingin melamar pekerjaan pada posisi ini, tentu Anda terlebih dahulu harus menyiapkan materi pembelajaran tes admin logistik. Namun dengan membaca artikel ini, tentu akan memberikan manfaat bagi Anda. Karena semua tugas dan tanggung jawabnya sudah Anda ketahui, mulailah untuk menguasai beberapa hal tersebut.

Gaji Admin Logistik

Sekedar informasi tambahan tentang gaji admin logistik untuk saat ini adalah Rp. 3.547.902 / Bulan.

Demikian informasi lengkap tentang tugas dan tanggung jawab administrasi logistik. Semoga semua informasi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Terima kasih atas kunjungannya. Sukses untuk kita semua !